Dématérialisation documents artisan : le témoignage Altipac Géothermie
Altipac Géothermie, basée à Saint-Germain-Laprade en Haute-Loire, est spécialisée depuis plus de 25 ans dans les solutions de chauffage durables : pompes à chaleur géothermiques, aérothermie air/eau, climatisation et panneaux photovoltaïques. Certifiée RGE, l’entreprise a équipé plus de 3 000 foyers en Auvergne-Rhône-Alpes, de l’étude personnalisée jusqu’à l’entretien post-installation.
Le défi : des tonnes de papier dans les étagères
Avant Zeendoc, c’était la méthode à l’ancienne : des tonnes de papier empilés dans des classeurs rangés sur des étagères. Retrouver une facture, un document juridique ou un relevé bancaire demandait du temps et de la patience. Pour une entreprise qui gère des milliers de dossiers clients, devis, certificats de conformité et contrats de maintenance, cette organisation devenait un frein au quotidien.
La découverte de Zeendoc
C’est grâce à Alti Buro, partenaire de confiance de longue date sur la partie photocopieurs, qu’Altipac Géothermie a découvert Zeendoc. La relation de confiance existante a facilité le passage à la dématérialisation.
L’audit réalisé avant l’installation a été déterminant : un vrai travail sur les besoins et les méthodes de travail de l’entreprise a permis de concevoir une armoire Zeendoc sur mesure, parfaitement adaptée à l’activité.
Le placard virtuel d’Altipac
Zeendoc est devenu le placard virtuel de l’entreprise. En quelques clics, l’équipe ouvre ses tiroirs et retrouve ses documents en quelques secondes :
- 3 utilisateurs (direction, assistante, comptabilité) avec des accès indépendants, chacun retrouvant les documents nécessaires à sa gestion.
- Enregistrement des factures : classement automatique des factures fournisseurs et clients.
- Banque et juridique : documents bancaires et juridiques classés et accessibles instantanément.
- Passerelle comptable : intégration directe avec le logiciel de comptabilité, simplifiant encore le traitement.
Un investissement rentable
Après plus de 2 ans d’utilisation, le bilan est clair : l’équipe est satisfaite et le gain de temps est assuré. Pour Altipac Géothermie, Zeendoc se résume en deux mots : efficace et rentable.