Gestion documentaire centre de formation : le témoignage Machado
CFR Machado, basé au Puy-en-Velay, regroupe deux activités complémentaires : une auto-école proposant les permis B, moto et AM, et un centre de formation professionnelle certifié Qualiopi pour les permis poids lourds (C, CE, D), les formations FIMO/FCO, CACES et SST.
Le défi : deux entités, tout en papier
Avec deux structures distinctes, le volume de documents à traiter est conséquent : dossiers d’inscription, attestations de formation, factures fournisseurs, contrats, documents réglementaires. Avant Zeendoc, tout était géré en papier. Chaque document devait être classé manuellement, et retrouver une pièce spécifique pouvait prendre un temps considérable.
En fin d’année, la situation devenait particulièrement chronophage : rassembler l’ensemble des factures et justificatifs pour le comptable représentait un travail long et fastidieux.
La solution : Zeendoc au quotidien
Le passage à Zeendoc a demandé un changement d’habitudes, mais les bénéfices ont été immédiats :
- Centralisation complète : tous les documents des deux entités sont regroupés au même endroit, accessibles en quelques clics.
- Dépôt simplifié : chaque collaborateur peut déposer les factures reçues via des boîtes mail dédiées. Les documents sont automatiquement intégrés et classés.
- Comptabilité facilitée : le comptable accède instantanément à l’ensemble des factures, sans attendre qu’on les lui transmette.
- Classement par dossiers : les documents sont organisés dans des classeurs thématiques (suivi des assurances, dossiers clients, fournisseurs), ce qui permet un suivi rigoureux.
- Réduction du papier : l’entreprise a considérablement diminué sa consommation de papier.
Zeendoc en deux mots
Pour l’équipe Machado, Zeendoc se résume en deux mots : pratique et efficace. La solution a transformé leur gestion administrative en regroupant et centralisant l’ensemble des documents clients et fournisseurs, avec un confort de travail nettement amélioré pour toute l’équipe.